De rol van de ondernemingsraad in de naleving van de AVG
De ondernemingsraad (OR) van een zorgaanbieder vertegenwoordigt de belangen van haar eigen werknemers. Hiervoor heeft de OR verschillende bevoegdheden om beslissingen van de werkgever (in dit geval een zorgaanbieder) te beïnvloeden. Zo ook op het vlak van de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen (bijvoorbeeld werknemers).
De OR
Wanneer een zorgaanbieder minimaal 50 werknemers in dienst heeft, is een OR verplicht. Zowel fulltimers, parttimers, oproepkrachten en uitzendkrachten, die ten minste twee jaar in dienst zijn, tellen mee in de telling van het aantal van 50 werknemers.
Over het algemeen geeft de OR, gezamenlijk met de organisatie, invulling aan de missie en visie van de zorgaanbieder. De zorgaanbieder geeft alle belangrijke informatie aan de OR, zodat de OR haar taak goed uit kan voeren. De OR streeft ernaar dat alle werknemers zich door de OR vertegenwoordigd voelen. De OR beoordeelt plannen van de zorgaanbieder feitelijk en kritisch, waarbij de OR goed kijkt naar de gevolgen van de plannen voor de werknemers.
Bijdragen aan de naleving van de AVG
De AVG geeft betrokkenen meer rechten en zorgaanbieders meer verantwoordelijkheid om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Zorgaanbieders moeten zorgen voor een veilige verwerking van persoonsgegevens van werknemers.
De OR kan op de volgende manieren bijdragen aan het naleven van de AVG:
- Instemmingsrecht
Wanneer de zorgaanbieder een besluit wil nemen over bijvoorbeeld het verwerken en beschermen van persoonsgegevens, moet de OR instemmen met dit besluit.
- Initiatiefrecht
Wanneer de zorgaanbieder niet voldoende doet om bijvoorbeeld veilig persoonsgegevens van werknemers te verwerken, kan de OR een beroep doen op het initiatiefrecht. Kortom, de OR mag de zorgaanbieder ongevraagd voorstellen doen over allerlei zaken.
- Adviesrecht
Bij het nemen van een belangrijk besluit is de zorgaanbieder verplicht de OR om advies te vragen. Dit moet al in een vroeg stadium zodat het advies van de OR mee kan worden genomen in de besluitvorming. Met het adviesrecht kan dan de OR bijdragen aan de naleving van de AVG, omdat een advies betrekking kan hebben op besluiten die gaan over de verwerking van persoonsgegevens of het opstellen van privacybeleid.
Het OR-privacyboekje
Om de voorgestelde plannen van de zorgaanbieder goed te kunnen beoordelen, moet de OR zich goed voorbereiden. Om onder meer te helpen bij zo’n voorbereiding, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een handreiking gemaakt (ook wel het OR-privacyboekje genoemd).