Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf dit moment kunnen organisaties verplicht zijn een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Dit is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG. Op grond van artikel 37 van de AVG is een FG in drie situaties verplicht.
1. Overheden en publieke organisaties
Ten eerste zijn overheidsinstanties en publieke organisaties altijd verplicht om een FG aan te stellen, ongeacht het type gegevens dat ze verwerken. Het kan gaan om de rijksoverheid, gemeenten en provincies, maar ook om bijvoorbeeld onderwijsinstellingen en dergelijke. Voor rechtbanken geldt de verplichte aanstelling van een FG niet.
2. Observatie
Ten tweede geldt de verplichting om een FG aan te stellen voor organisaties die vanuit hun kernactiviteiten op grote schaal individuen volgen. Het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld profilering van mensen voor het maken van risico-inschattingen, cameratoezicht en monitoring van iemands gezondheid via wearables. Relevant hierbij zijn onder meer het aantal mensen dat een organisatie volgt, de hoeveelheid gegevens die deze organisatie verwerkt en hoe lang de organisatie mensen volgt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld cameratoezicht in een winkelcentrum.
3. Bijzondere persoonsgegevens
Ten derde zijn organisaties verplicht een FG te benoemen als ze op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken en dit een kernactiviteit is. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid, ras, politieke opvatting, geloofsovertuiging of strafrechtelijke verleden.
Voor de zorg, zie ook het onderwerp: grootschaligheid in de zorg uitgelegd.
Andere situaties
EU-lidstaten kunnen ook andere situaties benoemen waarin een FG verplicht is. Het is nog niet bekend of dit in Nederland gaat gebeuren. Wanneer onduidelijk is of je verplicht bent om een FG aan te stellen, onderbouw dan goed waarom ervoor is gekozen om het wel of juist niet te doen.
Guidelines FG
De Europese privacytoezichthouders hebben in april 2017 de (definitieve) Guidelines on Data Protection Officers gepubliceerd die meer uitleg geven over de FG. Er is ook een officiële Nederlandse vertaling van de guidelines FG beschikbaar.
FG aanmelden
Organisaties moeten hun FG aanmelden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Aanmelden kan via het aanmeldingsformulier functionaris voor de gegevensbescherming (FG).
Let op: alle FG-aanmeldingen die niet met dit webformulier zijn gedaan, komen per 25 mei 2018 te vervallen.