Achterbanraadpleging: wat mag volgens de AVG?

Volgens de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018) moet een cliëntenraad actief de wensen en meningen van cliënten en hun vertegenwoordigers ophalen. De zorginstelling hoort hierbij te helpen.

In de praktijk blijkt dat cliëntenraden en zorginstellingen soms voorzichtig zijn met achterbanraadpleging. Ze weten niet altijd wat er wel en niet mag volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar vaak blijkt er meer mogelijk dan gedacht.

Waarom achterbanraadpleging belangrijk is

Een cliëntenraad vertegenwoordigt alle cliënten, niet alleen zichzelf. Door regelmatig met cliënten te praten krijgt de raad een goed beeld van wat zij belangrijk vinden. Dat helpt bij het geven van adviezen over beleid en kwaliteit van zorg. Zo draagt achterbanraadpleging bij aan betere besluiten en een goede verbinding tussen cliëntenraad en cliënten. Hierdoor wordt het vertrouwen in de cliëntenraad versterkt.

Wat betekent de AVG voor een achterbanraadpleging?

Een van de belangrijkste uitgangspunten van de AVG is dataminimalisatie: er mogen alleen persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn voor een bepaald doel. Bij achterbanraadpleging zijn persoonsgegevens vaak niet nodig, omdat er bijvoorbeeld gewerkt kan worden met anonieme vragenlijsten.

Zolang er geen persoonsgegevens worden verwerkt, is de AVG niet van toepassing. Anonieme gegevens vallen ook niet onder de AVG.
Verwerkt een cliëntenraad wel persoonsgegevens dan is de AVG wel van toepassing. Belangrijk is dat de cliëntenraad alleen gegevens vraagt die nodig zijn voor het doel van de raadpleging, uitlegt waarom de gegevens nodig zijn, hier zorgvuldig mee omgaat en toestemming vraagt aan de cliënten. Deze toestemming moet:

• vrijwillig zijn; 
• specifiek en goed geïnformeerd zijn; 
• duidelijk (ondubbelzinnig) worden gegeven.

Praktische tips voor achterbanraadpleging

Er zijn veel manieren om een achterbanraadpleging te doen die past binnen de geldende privacyregels:

• Anonieme vragenlijsten: vraag geen naam of contactgegevens. Dit is eenvoudig en veilig.
• Vrijwillige deelname: laat cliënten zelf kiezen of ze meedoen. Leg kort uit wat er met de informatie gebeurt.
• Via de zorginstelling: de zorginstelling verspreidt namens de cliëntenraad een vragenformulier. De cliëntenraad ontvangt alleen anonieme resultaten.
• Gesprekken of bijeenkomsten: noteer alleen algemene opmerkingen vast zonder namen te vermelden.

Afspraken in de medezeggenschapregeling

De Wmcz 2018 schrijft voor dat de zorginstelling en cliëntenraad samen afspraken maken over hoe de medezeggenschap binnen de zorginstelling is geregeld. In deze medezeggenschapsregeling kunnen ook afspraken staan over de achterbanraadpleging zoals: 

• welke informatie wordt gedeeld;
• wie de achterbanraadpleging doet; 
• hoe lang informatie wordt bewaard.

Duidelijk afspraken zorgen voor vertrouwen bij cliënten, cliëntenraad en de zorginstelling.

Voorbeelden uit de praktijk

• Een cliëntenraad gebruikt een korte, anonieme vragenlijst.
• De zorginstelling stuurt een vragenlijst en deelt alleen anonieme resultaten.
• Een zorginstelling verstuurt via mail, nieuwsbrief, sociale media of per post (anonieme) vragenlijsten namens de cliëntenraad.
• Een zorginstelling vraagt cliënten toestemming om contactgegevens met cliëntenraad te delen zodat de cliëntenraad hen informatie, nieuws, (anonieme) vragen of (anonieme) vragenlijsten kan versturen.
• Tijdens individuele of huiskamergesprekken of themabijeenkomsten noteert de cliëntenraad algemene punten, zonder persoonsgegevens. 
• Cliënten kunnen anoniem ideeën delen via een ideeënbus of digitaal formulier.
• De zorginstelling verspreidt informatie over de cliëntenraad via folders, digitaal bord in de spreekkamer sociale media of website.
• Een online platform of community waar de cliëntenraad vragen stelt aan cliënten.
• De cliëntenraad ontvangt resultaten van cliënttevredenheidsonderzoeken van de zorginstelling, zoals patiënt-effectrapportage (PER) en prospectieve risico-inventarisatie (PRI).