Privacy

Waarvoor geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die door VWS worden verwerkt in het kader van het beantwoorden van vragen die binnenkomen bij de AVG-Helpdesk voor Zorg, Welzijn en Sport (hierna: de AVG-Helpdesk Zorg) via avghelpdeskzorg@minvws.nl. Voor meer informatie over alle persoonsgegevens die VWS nodig heeft bij de uitvoering van haar taak, verwijzen wij naar de algemene privacyverklaring van VWS.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

De minister van VWS is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Voor een specifieke vraag of het indienen van een klacht, kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) van VWS. Dat kan op twee manieren:

Digitaal
Stuur een mail naar: FG-VWS@minvws.nl

Schriftelijk
Stuur een brief naar:
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Directie Bestuurlijke en Politieke Zaken
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag
Vergeet u hierbij niet uw brief te ondertekenen

Verwerking van persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

VWS verwerkt uw persoonsgegevens. Met verwerken bedoelen wij bijvoorbeeld het verzamelen, gebruiken, delen of opslaan van uw persoonsgegevens, afhankelijk van de specifieke situatie en de context. Hieronder staat per categorie van betrokkenen beschreven welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welk doel wij uw persoonsgegevens gebruiken, welke grondslag uit de AVG wij hiervoor gebruiken, en hoe lang wij uw persoonsgegevens mogen bewaren.

• Categorie betrokkenen: personen die per mail contact opnemen met de AVG-Helpdesk Zorg en eventuele andere personen die in de mail worden benoemd;
• Doeleinden: beantwoorden van de vragen die per mail worden gesteld aan de AVG Helpdesk Zorg;
• Persoonsgegevens: de AVG-Helpdesk Zorg verwerkt alleen persoonsgegevens die u zelf actief aan ons verstrekt, zoals:
  o Naam en contactgegevens (zoals e-mailadres en eventueel telefoonnummer);
  o Gegevens over de organisatie waarvoor u werkt en uw functie;
  o inhoud van het bericht, inclusief eventuele persoonsgegevens die u daarin zelf opneemt (zoals achtergrondinformatie, werkgerelateerde of persoonlijke omstandigheden).
• Grondslag: VWS heeft een gerechtvaardigd belang om de persoonsgegevens te verwerken.
• Bewaartermijn: de persoonsgegevens worden voor maximaal één jaar bewaard.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen, bijvoorbeeld:

• gegevens die u zelf met ons heeft gedeeld, o.a. door het sturen van een mail of het indienen van een verzoek of klacht naar avghelpdeskzorg@minvws.nl;
• gegevens die wij automatisch verzamelen, bijvoorbeeld door het gebruiken van cookies en vergelijkbare technieken op onze website(s). Meer informatie over cookies leest u op deze pagina met onze cookieverklaring;

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen in principe geen persoonsgegevens met andere partijen (derden). In sommige gevallen zijn wij hiertoe echter verplicht, bijvoorbeeld omdat het noodzakelijk is om onze wettelijke taken te kunnen uitvoeren. Wij kunnen persoonsgegevens delen met geautoriseerde personen, in dienst van of ingehuurd door andere overheidsorganisaties, die betrokken zijn bij het verwerken van persoonsgegevens, zoals medewerkers die in dienst zijn bij een van de onderdelen van VWS. Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is. Bijvoorbeeld om uw vraag te kunnen beantwoorden of om aan uw verzoek te kunnen voldoen.

Internationale doorgifte

In principe verwerkt VWS geen persoonsgegevens in landen buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: EER). Dit zijn zogenaamde ‘derde landen’. In het geval dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in een land buiten de EER, dan gebeurt dat alleen als er een transfermechanisme is en we hebben beoordeeld dat de doorgifte past binnen de toepasselijke wet- en regelgeving. Dit is bijvoorbeeld het geval als de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen voor (een bepaalde sector van) een derde land waarin is besloten dat de wetgeving van het land in kwestie een passend niveau van gegevensbescherming biedt. Een overzicht van landen waarvoor een adequaatheidsbesluit geldt vindt u via deze link van het AP.

Wie binnen VWS heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Binnen VWS hebben alleen medewerkers toegang tot persoonsgegevens als zij daarvoor zijn geautoriseerd. De mensen die binnen VWS toegang hebben tot persoonsgegevens hebben bovendien een geheimhoudingsverklaring getekend.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan één jaar. Hebben wij uw persoonsgegevens niet langer nodig voor dat doel? Dan verwijderen wij uw persoonsgegevens. Maar soms zijn wij verplicht om uw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld als dat in de Archiefwet staat.

Meer informatie over archivering en VWS staat in de concernbrede selectielijst voor VWS beschikbaar via het Nationaal Archief.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen. Zodat deze gegevens bijvoorbeeld niet verloren raken. Wij doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van de Rijksoverheid.

Heeft u vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens bij VWS neem dan contact op met de Chief Information Security Officer (CISO) via ciso-kern@minvws.nl.

Privacyrechten

Welke rechten heeft u? Als wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u een aantal privacyrechten:

• Recht op inzage: als wij persoonsgegevens van u verwerken, dan mag u vragen welke persoonsgegevens dit zijn. Zo kunt u controleren of wij ons houden aan de privacyregels.
• Recht op rectificatie: kloppen de persoonsgegevens die wij van u hebben niet of ontbreken er gegevens? Dan kunt u ons vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen.
• Recht op verwijdering: in sommige gevallen kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt ons vragen om tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld omdat u eerst een besluit wilt afwachten op een ander verzoek.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie.
• Recht van bezwaar: u kunt soms bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op een menselijke blik bij besluiten: ontvangt u een geautomatiseerd besluit van ons, dan kunt u ons vragen een nieuw besluit te nemen dat door een persoon is beoordeeld.
• Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken: u mag op ieder moment uw eerder gegeven toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken weer intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer, tenzij er nog een andere grondslag is op basis waarvan wij uw persoonsgegevens in dit kader verwerken. De intrekking van uw toestemming tast bovendien de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming niet aan voordat deze werd ingetrokken.
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP): bent u het niet eens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Dan kunt u via deze pagina van het AP een klacht indienen bij de AP over de manier waarop VWS omgaat met uw persoonsgegevens. Natuurlijk kunt u ook (eerst) contact met ons opnemen over een vraag, opmerking of klacht. Dat kan via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring.

Hoe kan ik mijn privacyrechten gebruiken?

U kunt uw verzoek op twee manieren bij ons indienen:

Digitaal
Stuur een e-mail naar: dienstpostbusavg@minvws.nl

Schriftelijk
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel
Privacy Office Kerndepartement, Afdeling CIO kern en informatiemanagement
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag

Vergeet u hierbij niet uw brief te ondertekenen.

Vergeet u niet te identificeren

Doet u een beroep op een of meer van uw privacyrechten, vergeet dan niet een bewijs van uw identiteit mee te sturen. Geldige identiteitsbewijzen zijn bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs. Met de KopieID-app maakt u met uw smartphone een veilige kopie van uw identiteitsbewijs. De app is gemaakt door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Lees hoe u de app KopieID kunt downloaden.

Als u inzage wilt in bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of gegevens van minderjarigen, dan vragen wij u om zich persoonlijk te identificeren als u de informatie bij ons komt ophalen. Zodat wij zeker weten dat wij de informatie aan de juiste persoon geven.