Mag je sollicitatiestukken delen met anderen?
Ja, dat mag… maar hiervoor gelden wel een aantal dringende adviezen:
- Neem in de sollicitatieprocedure of in de privacyverklaring van de organisatie op met wie en voor welk doel de data worden gedeeld; bijvoorbeeld: “Uw CV en motivatiebrief kunnen tijdens het sollicitatieproces worden gedeeld met het bestuur vanwege selectiedoeleinden.”
- Anonimiseer de CV’s in de eerste fase, bijvoorbeeld door alle persoonsgegevens zwart te maken alvorens kopieën/scans te verspreiden en toon de NAW-gegevens en geboortedatum pas in de laatste ronde
- Laat medebeoordelaars na het lezen de stukken weer bij jou inleveren
- Deel niet meer stukken dan nodig. Wanneer de stukken digitaal worden gedeeld, is het raadzaam om na te denken over beveiligde e-mail. Daarnaast kun je de medebeoordelaars vragen om na afloop de informatie te verwijderen (ook uit de prullenbak).
Hoe lang mag je sollicitatiestukken bewaren?
Sollicitatiestukken (dus ook een VOG) van niet-aangenomen sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je de stukken maximaal 1 jaar bewaren.
VOG-verklaringen
Er is geen wettelijke bewaartermijn voor een VOG. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. In principe hebben werkgevers geen noodzaak om een VOG te bewaren. Wel kan bijvoorbeeld een zorginstelling onderworpen worden aan een onderzoek van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). De IGJ zal in dat geval controleren of medewerkers een VOG hebben aangedragen. Hierbij moet de originele VOG getoond worden. Dit is wel een gegronde reden om de VOG’s van medewerkers te bewaren.