Bewaartermijn personeelsdossier, CV's delen

Mag je sollicitatiestukken delen met anderen?

Ja, dat mag… maar hiervoor gelden wel een aantal dringende adviezen:

• Neem in de sollicitatieprocedure of in de privacyverklaring van de organisatie op met wie en voor welk doel de data worden gedeeld; bijvoorbeeld: “Uw CV en motivatiebrief kunnen tijdens het sollicitatieproces worden gedeeld met het bestuur vanwege selectiedoeleinden.”
• Anonimiseer de CV’s in de eerste fase, bijvoorbeeld door alle persoonsgegevens zwart te maken alvorens kopieën/scans te verspreiden en toon de NAW-gegevens en geboortedatum pas in de laatste ronde
• Laat medebeoordelaars na het lezen de stukken weer bij jou inleveren
• Deel niet meer stukken dan nodig. Wanneer de stukken digitaal worden gedeeld, is het raadzaam om na te denken over beveiligde e-mail. Daarnaast kun je de medebeoordelaars vragen om na afloop de informatie te verwijderen (ook uit de prullenbak).

Hoe lang mag je sollicitatiestukken bewaren?

Sollicitatiestukken (dus ook een VOG) van niet-aangenomen sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je de stukken maximaal 1 jaar bewaren.