Bewaartermijn personeelsdossier, CV's delen

Mag je sollicitatiestukken delen met anderen

Ja, dat mag… maar wel een aantal dringende adviezen:

• Neem in de sollicitatieprocedure (vooraf dus) of in de privacyverklaring van de organisatie (op de website) op met wie en voor welk doel de data worden gedeeld; bijvoorbeeld: “Uw CV en motivatiebrief kunnen tijdens het sollicitatieproces gedeeld worden met bestuursleden voor selectiedoeleinden.”
• Anonimiseer de CV’s in de eerste fase, bijvoorbeeld door alle persoonsgegevens zwart te maken alvorens kopieën/scans te verspreiden en toon de NAW-gegevens en geboortedatum (meer is vaak niet nodig) pas in de laatste ronde
• Als je kopieën van de stukken geeft: laat de medebeoordelaars na het lezen de kopieën weer bij jou inleveren; dan weet je zeker dat er geen stukken gaan zwerven
• Als je de stukken digitaal verspreidt: deel niet meer dan nodig, denk na over versleuteling van je e-mail en vraag de medebeoordelaars uitdrukkelijk om na afloop de informatie te deleten (ook uit de prullenbak)

Hoe lang mag je sollicitaties bewaren

Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie over de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag (VOG’s) mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je de set maximaal 1 jaar bewaren. Na dit jaar moeten de sollicitatiegegevens verwijderd worden. Het is ook mogelijk om de sollicitant opnieuw om toestemming te vragen.