Ga direct naar inhoud

Bewaartermijnen personeelsdossier

Voor een personeelsdossier gelden specifieke bewaartermijnen. In deze FAQ lees je meer over minimale en maximale bewaartermijnen. En over hoe het zit met het delen van CV’s bij een sollicitatieprocedure.

Standaardzaken en hun bewaartermijnen

Let op: bij de meeste zaken in een personeelsdossier gelden maximum bewaartermijnen, maar soms is er ook een minimum.

Zaken die maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden

  • arbeidsovereenkomsten en wijzigingen (vastgelegd in art. 52 Wet Rijksbelastingen)
  • correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag (vastgelegd in art. 52 Wet Rijksbelastingen); let op: deze moeten ook minimaal 2 jaar worden bewaard
  • verslagen van functioneringsgesprekken (vastgelegd in de AVG); let op: deze moeten ook minimaal 2 jaar worden bewaard.
  • verslaglegging in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter (vastgelegd in de AVG)
  • VUT-regeling (vastgelegd in art. 52 Wet Rijksbelastingen)
  • afspraken over werkzaamheden voor de OR (vastgelegd in Vrijstellingsbesluit Wbp); let op: maximale bewaartermijn geldt hier 2 jaar na einde lidmaatschap, niet na einde dienstverband

Zaken die maximaal 5 jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden

  • Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen (vastgelegd in art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling LB)

Zaken die maximaal 7 jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden

  • Afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden (vastgelegd in Wet Rijksbelastingen)
  • Persoonsgegevens werknemers - NAW en Burgerlijke staat (vastgelegd in Wet Rijksbelastingen)

Bijzondere zaken en hun bewaartermijnen

  • Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag
    • Bewaartermijn: maximaal 4 weken zonder toestemming, maximaal 1 jaar met toestemming van de sollicitant
    • Ingangsdatum bewaartermijn: na beëindiging sollicitatieprocedure
    • Vastgelegd in: AVG
  • Gegevens over etniciteit en herkomst
    • Bewaartermijn: minimaal 5 jaar, geen maximum
    • Ingangsdatum: na einde dienstverband
    • Vastgelegd in: Wet Samen (Wet Stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden)
  • Identiteitspapieren van van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend
    • Bewaartermijn: minimaal 5 jaar, geen maximum
    • Ingangsdatum: na afloop van het kalenderjaar waarin arbeid door ingeleende vreemdeling is beëindigd
    • Vastgelegd in: Wet Arbeid Vreemdelingen
  • Loonbeslagen
    • Bewaartermijn: maximaal tot het moment van opheffing
    • Vastgelegd in: Vrijstellingsbesluit Wbp