Kosten kopieen en afschriften
Mag je kosten in rekening brengen voor kopieën als een betrokkene hierom vraagt bij een verzoek om inzage?
Nee, dat mag niet.
Bijvoorbeeld bij een inzageverzoek heeft een patiënt recht op kopieën van zijn medische gegevens. Onder de Wbp was er het Besluit kostenvergoeding Wbp. Dat is vervallen met de komst van de AVG en er is geen nieuwe variant voor in de plaats gekomen in de zin van een vast bedrag per kopie en een maxiumbedrag per keer. Wat wel vaststaat: de eerste kopie moet kosteloos worden verstrekt.
En bij heel veel kopieën
De AVG ‘zegt’ dat je kosten mag rekenen voor ‘bijkomende’ kopieën. Neem deze vergoeding wel op in je privacyverklaring onder het kopje ‘uw rechten’ en benadruk dat de Autoriteit Persoonsgegevens altijd het laatste woord heeft.
Als een verzoek ongegrond of buitensporig is, mag je het verzoek weigeren (artikel 15, lid 3 sub b) of een redelijke vergoeding vragen (artikel 15, lid 3 sub a).
Wat is een redelijke vergoeding
Let op: de Autoriteit Persoonsgegevens heeft hier nog geen formeel standpunt over ingenomen. Qua redelijke vergoeding zou je kunnen denken aan bijvoorbeeld de kosten van een CD-rom, de portokosten (bij dikke of aangetekende pakketten als de patiënt de set niet wil ophalen en vraagt om toezending per post), of een vergoeding per gekopieerde pagina met een maximumbedrag. En ook hier geldt: wees er vooraf duidelijk over in bijvoorbeeld je privacyverklaring.
Als je per post gaat versturen
Als een betrokkene vraagt om een overzicht van zijn persoonsgegevens en je stuurt dit met de post toe, dan mag je de portokosten niet in rekening brengen bij de betrokkene (artikel 12, lid 5 AVG).
Daar zijn wel grenzen aan verbonden:
- het kosteloos verstrekken geldt voor de eerste keer. Als een betrokkene regelmatig een inzageverzoek doet, mag je hier een redelijke vergoeding voor vragen. Neem deze vergoeding wel op in je privacyverklaring onder het kopje ‘uw rechten’;
- als een verzoek ongegrond of buitensporig is, mag je het verzoek weigeren (artikel 15, lid 3 sub b) of een redelijke vergoeding vragen (artikel 15, lid 3 sub a).
Wat is een redelijke vergoeding?
Een redelijke vergoeding is bijvoorbeeld de kosten van een Cd-rom, de portokosten (bij dikke pakketten), of een vergoeding per gekopieerde pagina.
De AVG-Helpdesk adviseert echter om gevoeldige gegevens bij voorkeur niet per post te sturen. Je wilt immers zeker weten dat de set (vaak een medisch dossier, met daarin bijzondere persoonsgegevens) in handen komt van de persoon van wie de gegevens zijn. Het is dus altijd beter als de betrokkene zijn set zelf komt halen en je hem voor overhandiging vraagt zich te identificeren, zodat je zijn identiteit kunt controleren (bijvoorbeeld door een check van de foto op het ID-bewijs).