(Sport)bond en bondsadministratie
Mag een (sport)vereniging gegevens doorgeven aan de (sport)bond en mag de bond dit dan gelijk verwerken in de bondsadministratie?
Ja dat mag, mits de vereniging:
- zich daarbij houdt aan doelbinding;
- een grondslag heeft;
- voldoet aan de principes van dataminimalisatie en beveiliging;
- de persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig.
De privacystatement van de vereniging moet bovendien vermelden dat/welke persoonsgegevens er met de bond en eventuele andere derde partijen worden gedeeld; en voor welk doel.
Persoonsgegevens oud-verenigingsleden
Mag een (sport)vereniging gegevens bewaren van leden die zich als lid hebben afgemeld?
Dit mag, maar wel beperkt. Mocht je gegevens van oud-leden willen bewaren na afloop van het lidmaatschap, dan doe je er goed aan voor zowel het bewaren als het doel van het bewaren van deze persoonsgegevens alsnog expliciete toestemming te vragen aan het oud-lid. Dit kan bijvoorbeeld in het afmeldingsformulier.
- Vraag expliciet of je de persoonsgegevens na opzegging van het lidmaatschap nog mag gebruiken;
- Zet er bij welke gegevens het precies betreft en houd daarbij dataminimalisatie in je achterhoofd (dus niet meer gegevens dan voor het doel nodig is);
- Geef aan voor welk doel je de gegevens wilt bewaren, bijvoorbeeld voor een reünie of een nieuwsbrief;
- Geef het oud-lid daarbij opt-in keuzes. Met andere woorden: de betrokkene moet actieve keuzes maken, vinkjes aanzetten etc.
Nieuwsbrief (sport)vereniging
Mag een (sport)vereniging een nieuwsbrief versturen?
Ja, dat mag in beginsel; je moet leden immers regelmatig kunnen informeren (uitnodiging ALV, verenigingsagenda, wedstrijdschema’s, uitslagen, etc.). Dit is gerechtvaardigd belang.
Let hierbij wel op dat:
- je in de privacyverklaring van je vereniging opneemt dat persoonsgegevens (naam, email) hiervoor gebruikt zullen worden;
- je onder iedere nieuwsbrief een uitschrijflink opneemt zodat de ontvanger zich eenvoudig kan afmelden.
- de nieuwsbrief duidelijk vermeldt:
1. van wie de nieuwsbrief afkomstig is;
2. hoe vaak de nieuwsbrief verschijnt;
3. wat voor soort informatie er in staat;
4. via welke communicatiemiddel de nieuwsbrief verzonden wordt.
Bewaartermijnen in de sport
Op de pagina bewaartermijnen in de sport lees je hoe lang en waarvoor je persoonsgevens van (oud)leden mag bewaren.