(Sport)bond en bondsadministratie
Mag een (sport)vereniging gegevens doorgeven aan de (sport)bond en mag de bond dit dan gelijk verwerken in de bondsadministratie?
Ja dat mag, mits de vereniging:
- zich daarbij houdt aan doelbinding;
- een grondslag heeft;
- voldoet aan de principes van dataminimalisatie en beveiliging;
- de persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig.
De privacystatement van de vereniging moet bovendien vermelden dat/welke persoonsgegevens er met de bond en eventuele andere derde partijen worden gedeeld; en voor welk doel.
Gegevens voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden
Mag je persoonsgegevens bewaren ten behoeve van (club)historie, onderzoek of voor statistische doeleinden?
Bij het bewaren van persoonsgegevens voor historische, wetenschappelijke en statistische doeleinden moet er een algemeen maatschappelijk belang zijn. Je kunt in dat geval de grondslag gebruiken, die je voor de oorspronkelijke verwerking had.
- Voor de top- en professionele sport in Nederland (bijvoorbeeld deelname aan NK, EK, WK’s en OS) zal een algemeen maatschappelijk belang sneller aan de orde zijn dan bij breedte- en amateur sport.
- Voor de breedte- en amateur sport in Nederland ligt een algemeen maatschappelijk belang aanzienlijk minder snel voor de hand, anders dan dat sporten in zijn algemeenheid gezond is. Voor het bewaren van persoonsgegevens is dan de grondslag ‘toestemming’ de meest voor de hand liggend. Deze toestemming kun je bijvoorbeeld regelen als een sporter als lid stopt bij de vereniging.
Voor een meer gedetailleerde beschrijving van wat wel en niet mag in dit kader verwijzen we je naar artikel 89 AVG en overweging 156 van de AVG.
N.B.
- Bewaar je persoonsgegevens voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden, dan moet je nog meer dan normaal rekening houden met dataminimalisatie. Zorg dus dat je niet meer persoonsgegevens gebruikt dan nodig zijn voor het doel.
- Zowel voor de top- en professionele sport als de breedte- en amateur sport geldt dat je verwerkingen ten behoeve van (club)historie, onderzoek of statistische doeleinden sowieso moet opnemen in je privacyverklaring.
Persoonsgegevens oud-verenigingsleden
Mag een (sport)vereniging gegevens bewaren van leden die zich als lid hebben afgemeld?
Dit mag, maar wel beperkt. Mocht je gegevens van oud-leden willen bewaren na afloop van het lidmaatschap, dan doe je er goed aan voor zowel het bewaren als het doel van het bewaren van deze persoonsgegevens alsnog expliciete toestemming te vragen aan het oud-lid. Dit kan bijvoorbeeld in het afmeldingsformulier.
- Vraag expliciet of je de persoonsgegevens na opzegging van het lidmaatschap nog mag gebruiken;
- Zet er bij welke gegevens het precies betreft en houd daarbij dataminimalisatie in je achterhoofd (dus niet meer gegevens dan voor het doel nodig is);
- Geef aan voor welk doel je de gegevens wilt bewaren, bijvoorbeeld voor een reünie of een nieuwsbrief;
- Geef het oud-lid daarbij opt-in keuzes. Met andere woorden: de betrokkene moet actieve keuzes maken, vinkjes aanzetten etc.
Nieuwsbrief (sport)vereniging
Mag een (sport)vereniging een nieuwsbrief versturen?
Ja, dat mag in beginsel; je moet leden immers regelmatig kunnen informeren (uitnodiging ALV, verenigingsagenda, wedstrijdschema’s, uitslagen, etc.). Dit is gerechtvaardigd belang.
Let hierbij wel op dat:
- je in de privacyverklaring van je vereniging opneemt dat persoonsgegevens (naam, email) hiervoor gebruikt zullen worden;
- je onder iedere nieuwsbrief een uitschrijflink opneemt zodat de ontvanger zich eenvoudig kan afmelden.
- de nieuwsbrief duidelijk vermeldt:
1. van wie de nieuwsbrief afkomstig is;
2. hoe vaak de nieuwsbrief verschijnt;
3. wat voor soort informatie er in staat;
4. via welke communicatiemiddel de nieuwsbrief verzonden wordt.