Toestemming namens een team/afdeling

Mag iemand, bijvoorbeeld coach, teamleider, manager, of aanvoerder, toestemming geven namens een heel team, voor het delen van persoonsgegevens?

Er zijn gelegenheden denkbaar dat de toestemming van een heel team of een hele afdeling nodig is, voor het delen van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld voor een publicatie. Het zou dan handig zijn als één iemand (zijnde de teamleider, manager, de captain, coach, etc.) toestemming mag geven namens alle teamleden. Dit mag echter niet zo maar.

Als toestemming de grondslag is van de verwerking, moet je van elk individueel teamlid, van wie je persoonsgegevens publiceert, toestemming hebben. Een vertegenwoordiger van het team in welke vorm dan ook, kan geen vervangende toestemming geven tenzij hij/zij gemachtigd is én hij/zij dat ook aan kan tonen.

Bestaat er een hiërarchische verhouding, tussen degene die de toestemming namens het team geeft en de teamleden, let er dan bovendien extra op dat de toestemming vrijelijk gegeven moet zijn. Zie ook hier.

Voorbeeld toestemmingsverklaring

Op sport.nl vind je een model voor een toestemmingsverklaring voor sportverenigingen.