Medisch dossier

Soms mag dit. Het medisch beroepsgeheim blijft ook na het overlijden van een patiënt gelden. Een nabestaande heeft dus niet automatisch recht op inzage in het medisch dossier.

Wanneer krijgt een nabestaande wel inzage?

Inzage kan als een nabestaande kan aantonen dat er een zwaarwegend belang is. Onterving kan zo'n belang zijn. Dit geldt als men snel duidelijkheid wilt over de geestelijke toestand van de overledene op het moment dat deze het testament opstelde.

Hiervoor moeten concrete aanwijzingen zijn dat de overledene mogelijk niet wilsbekwaam was. Denk aan signalen zoalsvergeetachtigheid, verwardheid of afhankelijkheid.

Pas als deze aanwijzingen er zijn én de medische gegevens nodig zijn om dit te onderzoeken, kan een zorgverlener inzage toetaan.

Als een zorgaanbieder stopt zonder opvolger, blijft deze verantwoordelijk voor de patiëntendossiers. Dit geldt ook bij overlijden. De dossiers moeten dan nog steeds 20 jaar bewaard worden.

Op dit moment is er nog geen wet die regelt wat er met dossiers moet gebeuren als er geen opvolger is na het overlijden van een zorgverlener. Wel is er een wetsvoorstel (Verzamelwet gegevensbescherming) hiervoor in behandeling die dit beter moet gaan regelen.

Tot die tijd moeten zorgaanbieders de dossiers veilig bewaren en de privacy van patiënten blijven beschermen. Ook is het belangrijk om patiënten zo goed mogelijk te informeren over wat er met hun dossier gebeurt. Als een zorgaanbieder overlijdt en er geen beheer of overdracht is geregeld, kan het beheer van de dossiers automatisch bij de erfgenamen komen te liggen. Omdat zij doorgaans geen zorgverleners zijn, is het van groot belang om vooraf goede afspraken te maken, bijvoorbeeld met een collega-zorgverlener of via een testament. Zo wordt de continuïteit en vertrouwelijkheid van medische gegevens gewaarborgd.

Bij het verwerken van gegevens zijn de volgende twee begrippen belangrijk: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. Maar wat is het verschil tussen deze twee?

• Verwerkingsverantwoordelijke; Deze persoon of organisatie bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt en is hier verantwoordelijk voor.
• Verwerker; Deze persoon of organisatie voert opdrachten uit namens de verwerkingsverantwoordelijke en mag zelf geen beslissingen nemen over de gegevens.

Wie inzage heeft in het medisch dossier hangt af van de situatie binnen de jeugdzorginstelling:

• Gezinsouders als onderaannemers: Werken de gezinsouders in opdracht (onderaannemerschap) van een jeugdzorginstelling? Dan is de instelling verantwoordelijk voor de gegevens. De gezinsouders mogen geen eigen beslissingen nemen over het medisch dossier. De jeugdzorginstelling beslist of een ouder inzage krijgt.
• Gezinsouders in dienst van een jeugdzorginstelling: Zijn de gezinsouders in loondienst bij een jeugdzorginstelling? Dan is de instelling verantwoordelijk en bepaalt de instelling of de ouder het medisch dossier mag inzien.
• Zelfstandig gezinshuis: Werken de gezinsouders als zelfstandigen? Dan zijn zij zelf verantwoordelijk voor de gegevens en mogen zij beslissen over inzage in het medisch dossier.

Voor het verwijderen van een medisch dossier moet een patiënt de volgende stappen nemen:

1. De patiënt/cliënt start een gesprek met de arts of zorginstelling waar de medische gegevens worden bewaard.
2. Artsen of zorginstellingen mogen in sommige gevallen verzoeken weigeren op basis van uitzonderlijke omstandigheden.
3. Indien het verzoek wordt afgewezen, heeft de patiënt/cliënt de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de klachtencommissie van de zorginstelling. U kunt ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) raadplegen voor verdere begeleiding.

Lees hier meer over vernietiging van medisch dossiers.

De Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) verplicht zorgverleners om een dossier bij te houden voor de behandeling van patiënten. Dit dossier kan zowel op papier als digitaal worden bewaard, omdat de wet geen specifieke richtlijnen aan de exacte vormgeving van het dossier stelt.

Wat betreft de papieren dossiers: zodra deze zijn gescand en digitaal zijn opgeslagen, mogen ze worden vernietigd. Het is dus niet nodig om zowel de papieren versie als de digitale versie te bewaren. Belangrijk is wel dat de digitale scans goed zijn beveiligd en een nauwkeurige en volledige weergave zijn van de originele documenten. Ook moet het digitale dossier te allen tijde toegankelijk en raadpleegbaar zijn.

Antwoord:

De AVG en aanverwante wet- en regelgeving geeft de patiënt de volgende rechten als het gaat om het medisch dossier:

1. recht op (elektronische) inzage in en (elektronisch) afschrift (op verzoek van de patiënt wordt de loggingsinformatie ook opgenomen)
2. recht op informatie over gegevensverwerking
3. recht op elektronische inzage of afschrift van de gegevens die digitaal zijn uitgewisseld met andere zorgaanbieders via een elektronisch uitwisselingssysteem of gericht berichtenverkeer
4. recht op het toevoegen van een verklaring
5. recht op de correctie van gegevens
6. recht op beperking van gegevensverwerking
7. recht op het meenemen van persoonsgegevens en over te dragen aan een ander.
8. recht op vernietiging van dossiergegevens

Bovenstaande patiëntenrechten worden door de patiënt zelf uitgeoefend. Bij minderjarige en/of meerderjarige wilsonbekwame patiënten kunnen deze rechten ook door hun vertegenwoordiger(s) worden uitgeoefend.

Wanneer een patiënt komt te overlijden, blijft de geheimhoudingsplicht van een arts gelden. Nabestaanden hebben wél het recht om het medisch dossier in te in de volgende gevallen:

1. toestemming gegeven door de patiënt
2. nabestaanden hebben een mededeling gekregen van een incident
3. een zwaarwegend belang

Meer informatie hierover vind je op onze pagina 'Recht op inzage dossier overledene'

In de dagelijkse praktijk verloopt e-mail vaak over onbeveiligde verbindingen. Dat maakt gewone (onbeveiligde, niet versleutelde) e-mail per definitie geen goed medium voor uitwisseling van medische gegevens. Bovendien is e-mail een bron van bedreigingen, zoals malware en phishing. Tegelijkertijd is alles via de post ook niet meer van deze tijd en is een e-mail stukken sneller.

Om gegevens te kunnen versturen (naar de cliënt of naar een andere zorgverlener) heeft een zorgverlener een grondslag nodig. Er is bijvoorbeeld sprake van een rechtsgeldige grondslag als de cliënt toestemming heeft gegeven voor het versturen van de gegevens.

Als de cliënt toestemming heeft gegeven voor het uitwisselen van de gegevens zal de zorgverlener dit ook op een veilige manier moeten doen. Voor het e-mailverkeer tussen zorgverleners en patiënt of cliënt hanteert de Autoriteit Persoonsgegevens de norm van versleuteling. Een zorgverlener mag dus met zijn cliënt mailen, mits de e-mails versleuteld worden verstuurd. Ook de rest van de beveiliging moet goed geregeld zijn. Denk aan een gebruikersrichtlijn, antivirus- en antispamsoftware en beveiliging van de opslag van e-mails.

Wij bieden psychologische zorg aan volwassen cliënten waarbij we ook diagnostiek uitvoeren. Een van mijn cliënten heeft afgelopen week suïcide gepleegd, terwijl ik deze week zijn diagnostiek resultaten en conclusie zou terugkoppelen.

De familie heeft het verzoek gedaan om de terugkoppeling met de familie te doen, daar de cliënt momenteel is overleden. Cliënt heeft hier geen nadrukkelijke toestemming voor gegeven. Moeder zou, naar eigen zeggen, wel meegegaan zijn naar het terugkoppelingsgesprek samen met de cliënt. Echter heb ik hier geen schriftelijke bevestiging voor gehad.

Graag zou ik willen weten wat toegestaan is binnen de huidige situatie, zodat ik dit met de familie kan bespreken.

Antwoord

Over het algemeen hebben nabestaanden, waaronder erfgenamen, geen recht op inzage in het dossier van een overledene. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor een verzekeraar of politie/justitie. Deze algemene regel kent echter drie uitzonderingen.

Het inzien van een dossier na overlijden van cliënt mag:

• Als de cliënt bij leven hiervoor toestemming heeft gegeven;
• Als de nabestaanden een mededeling van een incident hebben ontvangen; of.
• Als er sprake is van een zwaarwegend belang.

Voor ouders of voogden van kinderen die op het moment van overlijden nog geen zestien jaar waren, geldt een bijzondere regeling voor inzage in het medisch dossier.  

Hoewel de familie in dit geval aangeeft wel naar het gesprek te zijn meegegaan met cliënt, is hier geen bewijs van. Het dossier mag in dit geval dus niet gedeeld worden met de familie.

Meer informatie over dit onderwerp vind je op onze pagina inzage dossier overledene.

Cliënt x is van onze praktijk overgestapt naar een nieuwe fysiopraktijk in een andere regio. Cliënt wilt graag dat wij haar dossier opsturen naar de nieuwe praktijk. Mag dit?

Antwoord

Voor onder andere artsen, tandartsen, apothekers, GZ-psychologen, psychotherapeuten, fysiotherapeuten, verloskundigen en verpleegkundigen geldt het medisch beroepsgeheim. Dit is wettelijk geregeld. Het delen van een dossier mag dus niet zomaar. Hiervoor moet een cliënt uitdrukkelijk toestemming geven. Na deze toestemming is het toegestaan om het dossier te delen met de andere fysiopraktijk. Dit kan via een elektronisch uitwisselingssysteem of via beveiligde e-mail.

Het is ook mogelijk om het dossier door de client zelf op te laten halen. Vervolgens kan de client het dossier zelf afgeven bij de nieuwe praktijk.